Stiftung Kulturzentrum Sternen
Thayngen

Organisations- und Geschäftsreglement

Organisations- und Geschäftsreglement

(vom 8. Mai 2014)

Zur Sicherstellung einer effizienten und rationellen Geschäftsführung beschliesst der Stiftungsrat in Ausführung von Art. 7 Abs. 3 der Stiftungsurkunde folgendes Reglement:

I. Allgemeine Bestimmungen
  Art. 1 Zweck
    Dieses Reglement bestimmt die Organisation, die Aufgabenverteilung, die Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Stiftungsorgane.
  Art. 2 Beschlussfassung
    Die Beschlussfassung über Geschäfte der Stiftung obliegt dem Stiftungsrat und kann nicht an einzelne Stiftungsratsmitglieder oder Dritte delegiert werden. Über die Beschlüsse des Stif- tungsrates werden Protokolle geführt, die den Mitgliedern zugestellt werden. Sie stehen überdies der Revisionsstelle bei der Rechnungsprüfung zur Einsicht offen.
  Art. 3 Zeichnungsberechtigung
    In Ausführung von Kapitel V (Seite 5) der Stiftungsurkunde sind für die Geschäfte des Stif- tungsrates der Präsident einzeln zeichnungsberechtigt oder der Vizepräsident kollektiv zu zweit zeichnungsberechtigt (gemäss der Unterschriftenregelung der Handelsregistereintragung). Abweichungen davon sind in diesem Organisations- und Geschäftsreglement festgehalten.
II. Stiftungsrat
  Art. 4 Entschädigung
    Der Stiftungsrat ist grundsätzlich ehrenamtlich tätig. Spesen werden nach Aufwand entschädigt. Der Stiftungsrat entscheidet in jedem Einzelfall mit einfachem Mehr, ob und welche Spesen entschädigt werden.
  Art. 5 Aufgaben
    Dem Stiftungsrat obliegen folgende Aufgaben:
    a. Wahl des Präsidenten, des Vizepräsidenten und des Rechnungsführers;
    b. Festlegung der Stiftungsstrategie;
    c. Abnahme der Jahresrechnung und Genehmigung des Jahresberichtes;
    d. Vertretung der Stiftung nach aussen.
  Art. 6 Aufgaben
    Der Stiftungsrat trifft sich zur Wahrnehmung seiner Aufgaben mindestens einmal pro Quartal. Die Einladungen enthalten die Traktanden und, falls erforderlich, notwendige Unterlagen und werden spätestens 14 Tage vor dem Sitzungstermin zugestellt.
    Müssen kurzfristige Sitzungen einberaumt werden, gilt eine Frist von 5 Tagen.
    Während der Renovations- und Umbauphase steht dem Präsidenten die Möglichkeit offen, auch kurzfristig ad-hoc Sitzungen einzuberufen, wenn das für den Ablauf notwendig ist.
  Art. 7 Protokoll
    Über die Verhandlungen und Beschlüsse des Stiftungsrates ist ein Protokoll zu führen. Dieses ist vom Vorsitzenden der Sitzung als auch dem Protokollführer, welcher dem Stiftungsrat nicht angehören muss, zu unterzeichnen. Zirkularbeschlüsse sind von sämtlichen Stiftungsräten zu unterzeichnen. Protokolle und Zirkularbeschlüsse sind aufzubewahren.
  Art. 8 Präsident
    Der Präsident wird vom Stiftungsrat für eine Amtsdauer von vier Jahren gewählt. Eine Wieder- wahl ist zulässig.
    In den Aufgabenbereich des Präsidenten fallen namentlich folgende Obliegenheiten:
    a. Vertretung der Stiftung nach aussen (er kann diese Aufgabe fallweise auch delegieren);
    b. Vorbereitung, Einberufung und Durchführung der Sitzungen des Stiftungsrats;
    c. Erarbeitung der inhaltlichen Mittelfristplanung.
  Art. 9 Vizepräsident
    Der Vizepräsident wird vom Stiftungsrat für eine Amtsdauer von vier Jahren gewählt. Eine Wiederwahl ist zulässig. Der Vizepräsident nimmt im Verhinderungsfalle des Präsidenten dessen Aufgaben wahr.
  Art. 10 Aufgaben der Stiftungsräte
    Alle Stiftungsratsmitglieder helfen bei der Erfüllung der Stiftungsaufgaben situativ mit. Jedes Mitglied übernimmt Stiftungsaufgaben nach seinen Fähigkeiten.
  Art. 11 Ausstandspflicht
    Ein Stiftungsratsmitglied tritt in den Ausstand, wenn es in einer Sache persönliche Interessen hat oder aufgrund seiner Stellung, insbesondere in einer Behörde, betroffen ist oder es zu Interessenkollisionen kommen könnte.
    Eine Interessenkollision ist insbesondere dann gegeben, wenn direkte Interessen, unter anderem auch wirtschaftliche, im Spiel sind.
    Das betroffene Stiftungsratsmitglied gibt den Ausstandsgrund rechtzeitig bekannt und tritt von sich aus in den Ausstand. Es kann der Beratung der Angelegenheit beiwohnen, nicht jedoch der Beschlussfassung.
  Art. 12 Vertraulichkeit
    Die Sitzungen des Stiftungsrates sind vertraulich.
    Jedes Mitglied des Stiftungsrates sowie externe Mandatsträger haben gegenüber Dritten Ver- schwiegenheit zu bewahren. Dies gilt auch über die Amts- bzw. Mandatsdauer hinaus.
    Insbesondere erlangte Kenntnisse aus Sitzungen und Protokollen des Stiftungsrates sind vertraulich zu behandeln.
III. Organisatorisches
  Art. 13 Unverbindliche Einholung von Offerten
    Jedes Mitglied des Stiftungsrates ist zur unverbindlichen Einholung von Offerten befugt. Die Einholung von Offerten erfolgt an die Anschrift desjenigen, der diese einholt.
    Das Stiftungsratsmitglied, welches die Offerte einholt, ist dafür verantwortlich, dass die ein- geholten Offerten innerhalb einer Woche nach Erhalt derselben allen Ratskollegen zur Kenntnis gelangen.
  Art. 14 Erteilung von Aufträgen
    Aufträge an Dritte werden vom Stiftungsrat gemäss Art. 2 dieses Reglements i.V.m. Art. 7 Abs. 2 der Stiftungsurkunde beschlossen.
    Liegt der Beschluss vor, erfolgt die Auftragserteilung durch die Zeichnungsberechtigten gemäss der Unterschriftenregelung der Handelsregistereintragung.
    Das Stiftungsratsmitglied, welches den Auftrag erteilt hat, ist dafür verantwortlich, dass die Auftragserteilung allen Ratsmitgliedern zur Kenntnis gelangt.
  Art. 15 Eingangsrechnungen
    Eingangsrechnungen werden an die Postadresse desjenigen Stiftungsratsmitgliedes erstellt, welches hauptverantwortlich für die Auftragserteilung war. Die Rechnungsanschrift muss jedoch auf die Anschrift der Stiftung Kulturzentrum Sternen Thayngen lauten.
  Art. 16 Freigabe / Kontrolle der Eingangsrechnungen
    Eingangsrechnungen werden von dem Stiftungsratsmitglied geprüft und als korrekt bezeichnet, welches hauptverantwortlich für die in Rechnung gestellten Arbeiten war. Darüber hinaus muss ein weiteres Ratsmitglied die Richtigkeit der Rechnung durch Visum genehmigen.
    Jedes Stiftungsratsmitglied hat alle ihm zugehenden finanzwirksamen Belege jeweils un- verzüglich an den Präsidenten oder den Vizepräsidenten weiterzuleiten. Dabei ist zu beachten, dass die Belege ordnungsgemäss mit dem Visum zweier Stiftungsratsmitglieder versehen sein müssen.
    Nicht ordnungsgemäss von zwei Stiftungsratsmitgliedern visierte Eingangsrechnungen gehen an jenes Ratsmitglied zurück, welches die Eingangsrechnung dem Präsidenten bzw. dem Vizepräsidenten übermittelt hat.
  Art. 17 Ausgangszahlungen
    Ausgangszahlungen müssen von zwei Ratsmitgliedern visiert werden. Es werden nur Belege zur Zahlung angewiesen, welche ordnungsgemäss geprüft und gegengezeichnet sind.
    Kollektiv je zu zweien zeichnungsberechtigt für Ausgangszahlungen sind der Präsident, der Vizepräsident sowie der Aktuar.
  Art. 18 Eingangszahlungen
    Eingangszahlungen werden entsprechend den vorgegebenen Zweckbestimmungen verbucht. Die eingehenden Gelder dürfen nur für den vom Absender vorgegebenen Zweck verwendet werden. Ist kein Verwendungszweck vorgeschrieben, kann die Stiftung im Rahmen ihrer Stiftungstätigkeit über die eingehenden Gelder frei verfügen.
  Art. 19 Buchführung und Jahresabschluss
    Der Rechnungsführer ist für die Buchführung verantwortlich und erstellt den Jahresabschluss.
    Buchführung und Jahresabschluss erfolgen gemäss den gesetzlichen Vorschriften für Stif- tungen.
    Sofern der Arbeitsaufwand hier ein vertretbares Mass überschreitet, hat dies der Rech- nungsführer seinen Ratsmitgliedern mitzuteilen. Der Stiftungsrat hat mit einem einfachen Mehr über eine Alternative zu entscheiden.
  Art. 20 Rechnungsführer
    In den Aufgabenbereich des Rechnungsführers fallen namentlich folgende Obliegenheiten:
    a. Erarbeitung des Jahresbudgets und der finanziellen Mittelfristplanung;
    b. Erstellung von Bilanz und Erfolgsrechnung;
    c. Erstellung der Buchführung und des Jahresabschlusses;
    d. Überwachung der Abrechnungen.
  Art. 21 Finanzen
    Der Rechnungsführer unterrichtet den Stiftungsrat mindestens halbjährlich über den aktuellen Stand der Finanzen der Stiftung.
    Ist eine Schieflage der Finanzen erkennbar, setzt der Rechnungsführer den Stiftungsrat un- verzüglich darüber in Kenntnis. Der Stiftungsrat entscheidet über geeignete Massnahmen zur Beseitigung der finanziellen Schieflage.
    Darüber hinaus gelten die Bestimmungen des Zivilgesetzbuches betreffend Überschuldung und Zahlungsunfähigkeit.
  Art. 22 Revisionsstelle
    Die Stiftung hat anlässlich ihrer Gründung als Revisionsstelle die Fibada Revisions GmbH, Rheinweg 1, 8200 Schaffhausen, gewählt.
    Die Revisionsstelle wird jeweils für eine Dauer von zwei Jahren gewählt und kann jederzeit auf Abschluss eines Rechnungsjahres mit einer Anzeigefrist von drei Monaten mit einfachem Mehr abgewählt werden.
IV. Gebäude, Errichtung und Unterhalt
  Art. 23 Aus- / Umbau
    Basis für die Um- und Ausbauarbeiten sowie den Betrieb des Kulturzentrums Sternen sind die von der «Sternen-Kommission» getätigten Abklärungen und deren Konzept. Dies in Zu- sammenarbeit mit und Begleitung durch die Denkmalpflege des Kantons Schaffhausen.
    Stellt sich im Verlaufe der Arbeit des Stiftungsrates heraus, dass die Abklärungen und das Konzept der «Sternen-Kommission» Änderungen bedürfen und/oder das Konzept den aktuellen Gegebenheiten und der finanziellen Situation der Stiftung angepasst werden muss, um den Stiftungszweck zu erfüllen, ist der Stiftungsrat berechtigt, entsprechende Vorkehrungen und Anpassungen zu beschliessen.
  Art. 24 Zusammenarbeit mit externen Dritten
    Der Stiftungsrat erwartet von allen Drittpersonen und Gruppierungen, mit denen er zu- sammenarbeitet (z.B. Architekten, Handwerker, Mieter, Kommissionen etc.) eine faire und dem Stiftungszweck dienende Zusammenarbeit.
V. Schlussbestimmungen
  Art. 25 Inkraftsetzung und Abänderung
    Das vorliegende Reglement wurde vom Stiftungsrat an seiner Sitzung vom 8. Mai 2014 ein- stimmig beschlossen. Es tritt per 08. Mai 2014 in Kraft.
    Dieses Reglement kann jederzeit durch die Mitglieder des Stiftungsrates mit einfacher Mehrheit geändert werden.
   
Der Präsident Die Vicepräsidentin

Kurt Biedermann

Renate Vitzthum

Das ganze Reglement können sie hier als PDF herunterladen.

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